Ta bort dolda data för Office 2003 och Office XP

Det pågår en intressant diskussion i USA om alla ”metadata” som finns i Microsoft Office-dokument. Det är bland annat uppgifter om vem som har skapat dokumentet, när det ursprungligen skapades, hur lång tid det tog. Det kan också vara så att strukna avsnitt eller gamla kommentarer fortfarande kan plockas fram.

Den här artikeln ur New Yorks Times ger lite bakgrund.

En allmän rekommendation verkar vara att – innan dokumentet skickas iväg – spara det som en RTF-fil för att sedan på nytt spara det som en pdf- eller word-fil.

Det finns annars några saker som är enkla att fixa till:

1. Gå in på Verktyg, Alternativ, Spara och se till att inte Snabbspara är markerat. (I bästa fall kommer då inte strukna avsnitt att finnas i det slutliga dokumentet)

1. Gå in på Arkiv, Versioner och ”deleta” alla gamla versioner som inte ska bevaras; Spara sedan i Arkiv.

1. Gå in på Arkiv, Egenskaper och öppna var och en av flikarna och rensa bort all information som inte skall vara kvar. Klicka sedan OK och Spara. (uppgifter om ursprunglig författare, redigeringstid, etc. har man då kunnat rensa bort. Den officiella rubriken under fliken Innehåll ersätts efter att man klickat OK och Spara om man skrivit in en ny rubrik under fliken Sammanfattning)

1. Ta bort kommentarer och markerade ändringar på vanligt sätt.

Vill man göra det enkelt för sig laddar man ner verktyget ”Ta bort dolda data” från Microsoft och följer instruktionerna. (Jag kan tipsa om att jag behövde stänga ”Word” innan kommandot ”Ta bort dolda data” dök upp i Arkiv-menyn). Det verktyget klara av åtgärdena 1 – 3, medan nr. 4 kan behöva vidtas ändå.